Jahresplanung in einer Stunde

Die Jahresplanung im Sportverein ist wichtig, damit du strukturiert über das Jahr verteilt einen Überblick der anstehenden Termine, Projekte und Events bekommst. Er ist dein roter Faden, damit du nicht ständig überlegen musst: Was kam noch einmal als Nächstes?

Hast du so etwas in deinem Sportverein? Ich habe sogar einen Jahreskalender für meine Mitglieder anfertigen lassen, indem alle Events für das Folgejahr eingetragen sind, um an die Vereinstermine zu erinnern. Das finde ich persönlich doppelt sinnvoll, weil die Mitglieder einen besseren Überblick bekommen und den Verein 365 Tage im Jahr sichtbar im Wohnzimmer oder Küche sehen.

Falls es dir schwer fällt, für ein Jahr vorzuplanen, dann geht es dir wie vielen Anderen. Ich möchte dir eine Methode zeigen, wie du innerhalb von einer Stunde eine Jahresplanung aufstellst. Wichtig ist, dass du diesen mit deinen anderen Entscheidern abstimmst. Wir können aber direkt loslegen. Wie klingt das? Gut, oder?

Lass uns also mit dem ersten Schritt beginnen:

Reflexion

Wir beginnen zuerst mit einem kleinen Rückblick. Betrachte das aktuelle Jahr und lass es dir durch den Kopf gehen. Dabei stellst du dir zwei Fragen:

Was sind 3 Dinge, die gut liefen im Jahr?

Was sind 3 Dinge, die schlecht liefen?

Fallen dir drei Dinge ein? Es können auch nur 2 oder auch 4 sein, das ist kein Problem, da es dir überlassen ist, wie viel Aufwand du dir betreibst. Nachdem du gute und schlechte Punkte gefunden hast, gilt es die Ursachen herauszufinden.

Was habe ich getan, dass die Dinge gut liefen?

Finde Antworten auf diese Fragen und natürlich auch im negativen Sinne. Durch die Ursachenforschung findest du Schlüssel, die du dann für die Folgeplanung berücksichtigst:

Was bedeutet es für die Planung im Folgejahr?

Es ist wichtig, dass du zuerst den Fakt siehst und danach überlegst du dir, warum es so gekommen ist. Lass es mich kurz an einem Beispiel beschreiben, damit du verstehst, wie du vorgehen sollst.

Was lief besonders gut im aktuellen Jahr?

Antwort: Mit der März-Marketingkampagne haben wir dieses Jahr 20 Prozent mehr Mitglieder gewinnen können, als im Jahr davor.

Was haben wir getan, damit die Kampagne so gut gelaufen ist?

Antwort: Wir haben ein neues Flyerdesign ausprobiert und eine höhere Stückzahl ausgegeben.

Was bedeutet das für die neue Marketingkampagne im März des Folgejahres?

Antwort: Das neue Flyerdesign war erfolgreich und kann wieder genutzt werden. Die Stückanzahl kann nochmals erhöht werden, weil dadurch mehr Anmeldungen gekommen sind.

Ursache-Wirkung Prinzip verstehen und für sich nutzen. Falls du ein negatives Erlebnis gemacht hast, dann ziehst du natürlich ebenfalls Rückschlüsse und versuchst neue Ansätze. Ziel bleibt es immer, das Ereignis in Zukunft positiv zu gestalten. Gehen wir zum nächsten Schritt.

Zielsetzung

Ohne Ziel, kein Weg! Was möchtest du also im kommenden Jahr erreichen?

Wirtschaftliche Ziele

• Marktanteil erhöhen
• Gewinn steigern
• Mitgliedsbeiträge steigern
• Verkäufe erhöhen

Psychologische Ziele

• Bekanntheitsgrad erhöhen
• Image steigern
• Mitgliederzufriedenheit erhöhen
• Mitgliederbindung erhöhen
• Vereinstreue ausbauen

Bei der Zielsetzung bitte so konkret wie möglich sein. Versuche deine Vorstellung in Zahlen auszudrücken! Gerade bei psychologischen Zielen kann schnell zu vage formuliert werden.

Ein Beispiel, das dir helfen soll:

Wirtschaftliches Ziel: Marktanteil erhöhen!

Antwort: Ich möchte, dass jedes 2 Kind in Musterstadt in meinem Sportverein angemeldet ist!

Psychologisches Ziel: Image erhöhen!

Antwort: Ich möchte, dass bei 10 befragten Personen in Musterstadt 8 Personen den Vereinsnamen gehört haben und auch wissen, welche Sportarten wir anbieten.

Wichtig bei der Zielformulierung ist auch die realistische Planung, die Machbarkeit der Umsetzung. Es bringt nichts Luftschlösser zu bauen, die nicht zu erreichen sind. Bleib auf den Boden der Tatsachen und sei mutig, aber nicht unrealistisch.

Nachdem du deine Ziele fest im Blick hast, geht es weiter mit dem nächsten Schritt.

Planung

Wie möchtest du deine Ziele erreichen? Ich bin mir im Klaren darüber, dass wir bei der Planung oftmals nur die Theorie durchsprechen können, wie du Ziele erreichen kannst. Zwischen der Theorie (Planung) und der Praxis (Umsetzung) liegen oftmals Welten dazwischen. Aus deiner Erfahrung oder aus der Ideengenerierung können Grundsteine für die erfolgreiche Umsetzung geschaffen werden.

Wie gehst du dabei vor?

Planung der wichtigen Termine

Es gibt Termine im Jahr, die kommen jährlich immer wieder.

Beispiele:

• Geburtstage
• Ferien
• Urlaub
• Versammlungen
• jährlich stattfinde Events
• Fortbildungen
• Private Termine
• Turniere
• Wettkämpfe
• Lehrgänge
• Seminare
• usw.

Diese Termine kannst du sorgfältig übernehmen und dein Kalender füllt sich wie von alleine. Aus 365 Tage und 52 Wochen werden dann ganz schnell eine Hand voller Termine, die überhaupt noch möglich sind und dir alleine mit der Familie zur Verfügung stehen.

Planung der Projekte

Ich bin mir sicher, dass deine Ziele auch darin bestehen, deinen Verein weiter zu verbessern, oder? Durch Projekte setzt du Maßnahmen im Verein um, die Mehrwert für deine Mitglieder, Partner oder andere Projekte bieten. Da du jetzt schon die wichtigen Termine für das folgende Jahr im Kalender eingetragen hast, kannst du jetzt schauen, wann mögliche Projekte überhaupt noch zeitlich möglich sind. Mehrere Projekte und Termine sollten sich nicht überlagern, weil die Gefahr der Überlastung besteht.

Mein Tipp: Definiere zu jedem Projekt im Vorfeld die veranschlagte Zeit und schaffe dir zusätzlich einen Puffer, weil es üblich ist, dass wir zu optimistisch planen. Damit du wie gesagt nicht unter Zeitdruck oder Terminkollision kommst, empfehle ich dir immer großzügig zu planen.

Du wirst schnell merken, ob deine Ziele zu optimistisch gesetzt waren und du zu viele Punkte auf dem Zettel hattest. Wichtig ist deshalb bei der Planung zu beachten, dass du nicht alleine alle Aufgaben bewältigen musst, sondern mit genügend Unterstützern können Termine und Projekte auch gemeinsam umgesetzt werden.

Planung des Budgets

Das liebe Geld ist oftmals der Grund, warum dein Verein, das eine oder andere Ziel nicht umsetzen kann. Umso wichtiger ist eine Vorstellung über die finanziellen Dimensionen zu bekommen. Es ist wichtig, dass dein Verein gesund wirtschaftet und sich nicht übernimmt. Erstelle für jedes Ziel und den entsprechenden Maßnahmen ein Plan, damit du deinem Schatzmeister und den Mitgliedern darlegst, wofür du das Geld benötigst.

Wie so ein Budgetplan für Events aussieht, habe ich dir hier zur Verfügung gestellt.

Nachdem du auch diesen Punkt erfolgreich gemeistert hast, bist du mit der Jahresplanung im Groben fertig. Du hast eine erfolgreiche Übersicht deines kommenden Jahres. Schauen wir uns das noch einmal in der Zusammenfassung genauer an.

Fazit

Mit den 3 Schritten Reflexion, Zielsetzung und Planung gehst du in strukturierter Art und Weise für eine klare Jahresplanung vor. Wie beschrieben, ist die Planung für den Rahmen da, damit der Verein, die Mitglieder und natürlich du selbst einen Überblick bekommst, was im nächsten Jahr ansteht und welche Möglichkeiten überhaupt bestehen. Somit entstehen Fakten, die wichtig für alle Beteiligten sind. Die Feinplanung der nächsten Monate steht natürlich noch aus. Es reicht nicht aus, nur die Planung für das nächste Event im Kopf zu haben. Es bedarf natürlich der Umsetzung und der Erfolgskontrolle. Hierbei treten wie üblich Probleme auf, die in der Planung keine Rolle gespielt haben.

Die Jahresplanung hilft dir dabei, eine Überlastung zu vermeiden. Viele Ehrenamtler, Helfer, Trainer und Vorstände überlagern viele Aufgaben und sorgen dafür, dass sie sich selber ans Limit bringen. Das wollen wir vermieden. Wer im Vorfeld ein sauberer Plan aufstellt, der wird die Lorbeeren im Laufe des Jahres ernten. Es erspart dir viel Ärger und Stress. Viel Spaß bei der Umsetzung.

Liebe Grüße Matthias

P.S: Wenn du jetzt feststellst, dass dir bei der Umsetzung der Aufgaben zu viele Helfer, Trainer und Ehrenamtler fehlen, dann könnte der Ratgeber „Ehrenamt stärken“ – Helfer & Trainer gewinnen dir helfen, dein Problem zu lösen.