Events im Verein – Welche Events machen Sinn und welche sind überflüssig?

Veranstaltest du Events in deinem Verein? Perfekt. Dann gehörst du zur Sorte der Engagierten unter den Vereinsverantwortlichen! Jeder Verein muss jährlich eine Mitgliederversammlung einberufen. Derartige Versammlungen zähle ich allerdings eher zu Pflichtveranstaltungen, als zu marketingwirksamen Events. Natürlich kann selbst eine Mitgliederversammlung mit einem gelungenen Rahmenprogramm zum tollen Event werden. Bei vielen Vereinen geht es jedoch in diversen Tagesordnungspunkten „hart“ zur Sache – nicht die beste Ausgangslage für ein begeisterndes Event. Mit stimmungsvollen, mitreißenden und unvergesslichen Events hat dein Verein jedoch die Möglichkeit, sich wirkungsvoll in Szene zu setzen und Aufmerksamkeit zu erzeugen.

Events im Verein als Chance!

Veranstaltungen dienen Vereinen dazu, in den Fokus möglicher Interessenten zu kommen. Ein schöner Familienausflug zu einem Vereinsfest kann Interessierten einen positiven ersten Kontakt mit einem Verein ermöglichen. Damit sind Events nicht nur für bestehende Mitglieder, sondern auch für potentielle Neumitglieder eine wunderbare Sache. Neben unvergesslichen Momenten des Vereinslebens befördern Events den Austausch innerhalb des Vereins. Mitglieder treffen sich untereinander und kommen mit dem Trainerteam und anderen Funktionären ins Gespräch. Nicht selten entstehen dabei in lockerer Atmosphäre wertvolle neue Ideen. Ein lebhaftes Fest ist damit eine rundum lohnenswerte Sache für Funktionäre, Mitglieder und Interessierte. Die Arbeit dahinter wird jedoch oft unterschätzt und deshalb gibt es bei der Planung eines erfolgreichen Events einige Punkte zu beachten.

Events als Budgetfresser

Ich weiß nicht, wie es bei dir ist, aber meist erhalten fleißige Helfer im Rahmen eines Events lediglich Verpflegung und ein ernstgemeintes Dankeschön für ihre wertvolle Arbeit. Die Organisatoren der Veranstaltungen müssen darüber hinaus mitunter Kritik einstecken, wegen Kleinigkeiten oder Angelegenheiten, für die sie selbst nichts können. Ein Vereinsevent ist damit oft sowohl ein Nerven- als auch ein Budgetfresser. Denn meist werden nur Sachkosten veranschlagt, aber Arbeitszeitentschädigungen sind nicht in der Budgetplanung vorgesehen. Begründung: Das Event ist anderenfalls nicht finanzierbar. Konsequenz: Nach Vereinsevents stehen häufig gefrustete Organisatoren, die sich über mangelndes Engagement und zu wenig aktive Mitarbeit unter den Mitgliedern beklagen. Die Quellen für Ärger, Probleme und Negativerlebnisse bei Events sind vielfältig. Aber zunächst zurück zum Anfang, denn wir zäumen das Pferd von hinten auf.

Welches Ziel verfolgst du mit deinem Event?

Zu Beginn steht immer wieder die Frage: WARUM? Weshalb sollte dein Verein ein Event veranstalten? Gibt es keine Möglichkeit, dass sich dein Verein bei anderen Events mit einbringt, anstatt eine eigene Veranstaltung anzubieten. Es gibt viele Angebote in deiner Region. Es ist also elementar wichtig, dass du dir als Verein darüber im Klaren bist, warum deine Veranstaltung separat angeboten werden soll.

Kalkulation muss nicht schön, sondern realistisch sein!

Engagierte Mitglieder oder Vereinsfunktionäre sind oftmals so versessen darauf, dass eine geplante Veranstaltung stattfindet, dass sie alles dafür tun, die Umsetzung machbar klingen zu lassen. Da wird dann auch gerne mal die eine oder andere Zahl vergessen oder ein Budgetplan erst gar nicht aufgestellt. Das sorgt am Ende für die eine oder andere böse Überraschung und einen bitteren Beigeschmack, unabhängig davon, ob die Veranstaltung positiv oder negativ verlief. Zum großen Eklat kommt es erst recht, wenn die Veranstaltung nicht die Erwartungen erfüllt. Die Verantwortlichen bekommen dann viel Unmut zu spüren. Diesen geben sie nicht selten an andere weiter und verbreiten schlechte Stimmung. Es ist also sehr wichtig, dass du dir eine objektive Übersicht verschaffst, was GENAU mit einem Event auf dich und den Verein zukommt. Könnt ihr das geplante Event realistischer Weise stemmen oder ist es eine Nummer zu groß für euch?

Große Fehler bei der Eventplanung.

Neben der fehlenden Budgetplanung gibt es weitere Fehler, die es bei der Eventplanung zu vermeiden gilt:

Organisatoren übernehmen keine Aufgaben während des Events!

Wenn du die Durchführung des Events verantwortest, solltest du während der Veranstaltung auch keine anderweitigen Aufgaben übernehmen. Das heißt nicht, dass du die Hände in den Schoß legst. Du bist die Schaltzentrale, an die sich alle Personen wenden können. Du bist dauerhaft erreichbar und musst dich konzentrieren.

Stelle immer Helfer bereit, die spontan einspringen können!

Leider ist bei Events nicht alles planbar und du musst dich immer auf Unvorhersehbares einstellen. Dabei hilft dir ein Team, welches sich um diese Angelegenheiten kümmert. Gerade bei der ersten oder zweiten Durchführung ist dies sehr empfehlenswert. Wenn du das Event schon zum 25. Mal durchführst, hast du eine gewisse Routine und bereits vieles erlebt.

Nach dem Event ist vor dem Event!

Der Abbau und die Sortierung im Anschluss des Events ist genauso wichtig, wie der Aufbau. Nur wenn du sicherstellst, dass der Abbau genauso präzise verläuft wie der Aufbau, hast du für das nächste Event eine gute Grundlage und es fällt dir leichter. Wenn du es hier schleifen lässt, wirst du zwangsläufig unnötige Nacharbeiten verursachen oder beim nächsten Aufbau Probleme bekommen.

Welche Events machen Sinn?

Wir hatten zu Beginn von Festen gesprochen, die deinen Verein in den Fokus für Interessenten bringen. Solche Events können sein:

  • Tag der offenen Tür
  • Frühlingsfest
  • Herbstfest
  • Weihnachtsfest
  • Spendenlauf
  • Charity Gala
  • Mottoparty
  • Movie Night
  • Sportlerball

Ich finde die Namenswahl entscheidend, um mit deinem Event aus der Masse an konkurrierenden Veranstaltungen hervorzustechen. Sei also gerne kreativ.

Welche drei Punkte solltest du bei der Eventplanung beachten?

Dein Ziel ist es sicherlich eine gelungene, unvergesslich schöne Veranstaltung durchzuführen. Mein Ansatz bei der Grundplanung ist es daher immer zuerst: „Woher kann ich Gelder generieren, die ich anschließend für Veranstaltungen ausgeben kann?“ Ich möchte nicht unnötiger Weise Mitgliedsbeiträge für Events ausgeben, deshalb überlege ich, woher ich Fördergelder beziehen oder an welcher Stelle ich Eintrittsgelder verlangen kann. Gibt es für eine Möglichkeit durch Sponsoren Gelder zu gewinnen (Das hilft dir dabei: Kurs „Sponsoren gewinnen“)?

Zunächst solltest du grundsätzlich über ein „Plus“ verfügen, um hiervon etwas ausgeben zu können. Zweitens ist das Rahmenprogramm entscheidend für den Erfolg deiner Veranstaltung. Was genau bietest du an? Ich bin mir sicher, dass du hier viele Ideen hast. Achte darauf, dass du deine Zielgruppe ansprichst und für jeden, der kommt, etwas anbietest. Denke daran: „Essen und Trinken gehen immer!“. Im dritten Schritt darf das Marketing nicht fehlen. Eine Veranstaltung die keiner kennt, ist eine Chance, die nicht genutzt werden kann. Sorge also dafür, dass du deine Zielgruppe adäquat informierst mit Flyern, Plakaten, Anzeigen usw.

Fazit

Ich bin mir sicher, wenn du genau darüber nachdenkst, wirst du erkennen, dass du die eine oder andere Veranstaltung in Zukunft nicht mehr anbieten solltest. Dadurch sparst du Geld, Zeit und Energie, die du in andere Projekte stecken kannst. Sorge dafür, dass du Einnahmen schaffst oder Sponsoren gewinnst (Kurs: „Sponsoren gewinnen“). Dein Event soll am Ende Geld einbringen und nicht nur Geld kosten. Ich wünsche dir viel Spaß bei deiner nächsten Eventaktion!

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