Papierlos in der Vereinsarbeit – Jederzeit und überall arbeiten

In einem papierlosen Büro kannst du jederzeit und von überall auf deine Vereinsarbeit. Zugreifen. Na wie klingt das?

Wie ein Traum, der nie wahr werden wird?

Ich glaube es ist bekannt, dass Vereine nicht gerade für Fortschritt und Technik stehen. Trotzdem wird der Mut belohnt. Warum? Schau dir dein privates Umfeld an. Wie oft lässt du dich durch „kleine“ Helferlein unterstützen, um deinen Alltag effizienter und einfacher zu gestalten?

Das Smartphone ist ja heutzutage nicht mehr nur ein Telefon, sondern ein Alleskönner.

Warum darf der Verein nicht auch profitieren? Es kann ein einfacher, aber bewusster Schritt in eine leichtere Arbeitsweise bedeuten.

Mein Ziel: Die papierlose Vereinsarbeit!

Was ist für mich papierlos?

Papierlos ist für mich, dass ich zugestecktes, zugesandtes oder an mich übergebenes Papier vernichten kann, ohne dass die Informationen verloren gehen. Um das wirkungsvoll umzusetzen, digitalisiere ich das Papier. Das könnte man mit Mails vergleichen, die im Post auf Abruf breit stehen.

Warum möchte ich im Verein papierlos Arbeiten?

Es macht aus ökonomischer und zeittechnischer Sicht keinen Sinn ständig und jeden Tag im Vereinsbüro anwesend zu sein, nur um Informationen über Mitglieder, Buchhaltung oder Marketing abrufen zu können. Die Vereinsarbeit besteht häufig aus Ehrenämtern, die neben dem eigentlichen Job noch zusätzlich Verantwortung übernehmen. Durch das papierlose Arbeiten können Aufgaben per Home Office erledigen werden, wann und wie du es möchtest. Es erspart dir den unnötigen Fahrweg und schafft Raum für Flexibilität, was in der heutigen Zeit Gold Wert ist.

Welche Prozesse sollten digital vereinfacht werden, damit die Vereinsarbeit einfacher wird?

Die Bereiche Mitgliederbetreuung und Mitgliederverwaltung sind sehr Papier lästig. Mitgliedsanträge, Kündigungen, Informationsschreiben usw. werden durch Papier übergeben und übernommen. Verändern wir die Vorgehensweise, durch das sofortige digitalisieren eingehender Schreiben, können wir die Information für alle verfügbar machen. Die konsequente Umsetzung aller Beteiligten ist entscheidend für die Umstellung auf den papierlosen Prozess. Viele Menschen, die nicht so technikaffine sind, tuen sich extrem schwer, weil sie unsicher und nicht ausreichend geschult sind. Stell also sicher, da alle beteiligten Personen ausreichen Erfahrung mit dem Umgang der Digitalisierung haben.

„Digitalisierung ist ein bewusster Schritt, der konsequent umgesetzt werden muss!“

Wir haben die Wahl. Entweder alles ausgedruckt in großen Schrankwänden verstauen und die Kosten für die Raummiete bezahlen oder ein ca. 40 x 30 cm Alugehäuse in der Tasche. Der Laptop ist leicht, handlich und in deiner Tasche schnell eingepackt. Er enthält alle Informationen wie dein Raum, aber er lässt sich schnell überallhin mitnehmen. Wie klingt das? Schön? Dann sind wir schon zwei, die gleich denken.

Welche Voraussetzungen musst du schaffen, damit du alles in eine Tasche verstauen kannst?

  1. Die Grundvoraussetzung ist ein internetfähiger Rechner, der transportfähig ist und als Laptop definiert ist.
  2. Du benötigst ein Smartphone, welches mit deinem Rechner gekoppelt ist.
  3. Dein Smartphone benötigst eine Scan-App um Papier einzuscannen (Empfehlung: Scanbot Pro)

Du bist Startklar und hast alle Voraussetzungen erledigt? Dann können wir jetzt gemeinsam daran arbeiten, deine Vereinsarbeit zu digitalisieren.

Wie legst du los?

„Schaffe eine Plattform, wo alle mitarbeiten können!“

Du brauchst einen gemeinsamen digitalen Raum, auf denen alle Personen, die in der Vereinsarbeit mithelfen einen Zugriff haben. Achte auf die gesetzlichen Standards, wie der DSGVO, damit du dich rechtlich nicht angreifbar machst. Falls du unsicher bist, lass uns telefonieren und ich helfe dir hier gerne weiter (hier klicken). Ein Verstoß kann kolossale Folgen für deinen Sportclub haben.

Welche Plattformen kann ich dir für eine gemeinsame Vereinsarbeit empfehlen:

Dropbox

Google Drive

Ich nutze Dropbox, weil meine Mitarbeiter und Helfer das aus dem privaten Umfeld kennen. Ich habe hier einen Business Account und jede Person hat einen eigenen Zugang. Das ist in der Summe etwas teuer, aber durch die DSGVO nicht zu ändern.

Jetzt hast du eine gemeinsame Plattform geschaffen und deine Mitarbeiter angewiesen diese zu benutzen. Jetzt heißt es:

„Scanne konsequent alles ein!“

Egal ob Mitgliedsanträge, Kündigungen, Brief und Zettel. Alles muss digital eingescannt werden! Sortiere alles richtig in die Ordner ein und sei gewissenhaft, damit du es auch wiederfindest. Das Ziel ist am Ende des Tages das gesamte Papier in digitalen Fächer abzulegen. Die Ausnahme sind natürlich gesetzt vorgeschriebene Papiere, die du aufbewahren musst.

Wo liegt der Vorteil der digitalen Vereinsarbeit?

Ich habe schon ausgeführt, dass durch die Digitalisierung eine flexiblere Arbeitsweise möglich ist. Gerade der jungen Generation kommt es entgegen und führt dazu, dass diese aktiver mit eingebunden werden können. Zusätzlich geht natürlich auch nichts mehr verloren, da Zettel nicht mehr verschwinden können. Alles hat seinen Platz. Den zeitlichen und finanziellen Vorteil hatte ich oben auch schon aufgezählt. Der gesamt Verein in einer digitalen Cloud. Einfach und praktikabel mit der Tasche zu transportieren.

Gibt es auch Nachteile bei der digitalen Vereinsarbeit?

Natürlich gibt es immer kritische Stimmen, die ich natürlich nicht vergessen möchte. Ich hatte oben auch schon beschrieben, dass der sichere Umgang und die Voraussetzungen geschaffen werden müssen. Gerade bei den älteren Helfern kann das zu Widerstand und Unmut führen, weil diese sich nicht verändern möchten. Die Umstellung auf das neue Verfahren bedeutet einen hohen Aktivierungsgrad zu Beginn, um alle vorhandenen Dateien einzuscannen und in die Ordnerstruktur einzupflegen. Außerdem besteht die Gefahr der Cyberkriminalität. Durch die richtige Auswahl der Programme kannst du dich hier gut absichern.

Fazit:

Es lohnt sich! Ich bin absolut überzeugt. Die papierlose Vereinsarbeit ist wichtig, um effektiver, effizienter und flexibler deine Vereinsarbeit zu gestalten. Die Mitgliederbetreuung und Mitgliederverwaltung ist nur der erste Schritt. Digitalisierung kann noch viel mehr genutzt werden, aber der Verein muss sich Schrittweise darauf einstellen. Wenn du jetzt auch motiviert bist, deinen Verein zukunftsfähig aufzustellen, baue Ängste und Vorurteile ab und hole jeden Beteiligten individuell ab. Beginne langsam und Schrittweise. Sei ein gutes Vorbild und gehe voran. Schaffe die Grundlagen und dann zieh es durch. Falls du Fragen hast, kannst du dich jederzeit an mich wenden. Ich helfe dir gerne weiter. (Termin vereinbaren – hier klicken) Ich wünsche dir bei der Umsetzung der Digitalisierung in deinem Sportverein viel Spaß!

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